Après avoir bien organisé la première réunion, celle-ci finit par arriver…

Je rappelle aux lecteurs de ce blog que les faits décrits ici sont imaginaires et constituent un retour d’expérience destiné principalement aux futurs experts judiciaires et au public désireux de mieux connaitre cette activité.

Nous sommes jeudi, la réunion est prévue pour 10h afin de permettre à l’avocat de la société HAL9000 d’arriver par le train de 9h32.

Il est 6h. Je pars en voiture.

Pourquoi si tôt? Et bien, la région judiciaire couverte par une Cour d’Appel couvre en général plusieurs départements (souvent trois). Il faut donc parfois plus de trois jours de cheval pour se rendre sur le lieu prévu pour la réunion d’expertise. Aujourd’hui, j’ai prévu 3h de voiture.

Il me semble sage d’arriver fort en avance: l’entreprise vous prête ses locaux, mais c’est vous l’organisateur de la réunion. Je veille ainsi à ce que tout soit prêt pour que la réunion soit le plus agréable pour tous (nombre de chaises, disposition autour de la table et café si possible).

L’heure H arrive, il faut démarrer la réunion.

Par principe, je commence toujours strictement à l’heure. J’ai tout fait pour que chacun puisse être ponctuel (trains etc). Rien de pire de mon point de vue que de prendre l’habitude de commencer avec un quart d’heure de retard (chaque région a le sien: quart d’heure parisien, quart d’heure Chti, quart d’heure Franc-Comtois…)

Truc: ne pas oublier de faire passer une feuille de présence pour collecter les prénom, nom et fonction de tous les participants (pour ne pas commettre d’impair sur le rapport, les personnes étant souvent attachées au bon intitulé de leur poste).

Remarque: il est possible de demander à ce que certaines personnes sortent de la salle, puisque seul les sachants convoqués par l’expert sont sensés y assister. Pour ma part, sauf remarque particulière d’un des avocats, et sauf excès manifeste, je garde tout le monde sous la main dès lors qu’il y a assez de place autour de la table.

Problème: comment commencer s’il manque la moitié des participants?

Pour moi, le plus simple est de commencer par des généralités: je présente le rôle de l’expert judiciaire, ce qu’il est (un technicien qui rend un avis), ce qu’il doit faire (lecture des missions), ce qu’il n’est pas (il ne juge pas), etc. C’est important, mais les avocats connaissent cela sur le bout des doigts et peuvent l’expliquer à leur client. Ne pas attaquer le fond du problème sans la présence de l’ensemble des parties.

Problème: faut-il tenir la réunion si une partie manque à l’appel?

C’est un cas de figure difficile qu’il faut gérer avec doigté. Je cherche à contacter l’avocat de la partie absente pour essayer de savoir s’il n’y a pas eu d’empêchement majeur. Si la réunion a été régulièrement convoquée (lettres de convocation envoyée en recommandé avec avis de réception et comportant la mention « cette réunion, régulièrement convoquée, se tiendra même en l’absence d’une des parties », date fixée en accord avec toutes les parties et suffisamment tôt, aucun contact préalable demandant le report de la réunion pour raisons valables) alors la réunion a lieu. Si vous avez le moindre doute, alors il faut annuler la réunion malgré la pression des participants présents, car le respect du contradictoire doit primer sur tout.

Cas général: tout le monde est là, les débats commencent.

J’ai pour habitude de faire un tour de table pour que chacun m’explique succinctement le fond du dossier. Je dois reconnaître que cette méthode marche assez mal tant chaque interlocuteur a à cœur de rentrer dans le vif du dossier (qu’il maîtrise parfaitement).

Ne jamais perdre de vue que l’objectif de la réunion est de bien comprendre le problème en se le faisant expliquer par chaque partie. Ne pas venir avec des idées préconçues.

Il faut savoir diriger adroitement une réunion potentiellement conflictuelle, tout l’art de l’expert est là (en plus de ses compétences techniques bien sur).

Si j’ai un conseil à donner à un expert judiciaire débutant en la matière le voici: laissez les personnes s’exprimer, mais faites en sorte qu’elles s’adressent à vous. Vous n’êtes pas là pour séparer deux personnes qui en viennent aux mains, mais vous n’êtes pas là non plus pour empêcher les tensions d’être exprimées. Les réunions sont parfois animées. N’oubliez pas non plus un atout important dans la réunion: les avocats. Ils sont habitués à la gestion des tensions et peuvent, mieux que vous, demander à leur client de se maîtriser. Raison de plus pour laisser un avocat s’exprimer, et n’oubliez pas que son client l’écoute. Si l’avocat s’adresse plus à son client qu’à vous, tout en vous regardant bien dans les yeux, laissez le faire son travail. Quant à vous, restez sur le terrain strictement technique.

En fait, autour de la table, il faut respecter les domaines de compétences de chacun: l’avocat est expert en droit, le client dans son activité commerciale, le comptable en comptabilité etc. Si vous vous entichez de droit, soyez meilleur que l’avocat, ce qui me semble dangereux. Si l’une de ces personnes croit pouvoir vous expliquer l’informatique, laissez la faire: c’est toujours instructif et parfois utile pour comprendre la logique de la personne.

A suivre: l’étude de cas.

J’ai juré, d’apporter mon concours à la Justice, d’accomplir ma mission, de faire mon rapport, et de donner mon avis en mon honneur et en ma conscience^[1]…

Cela tombe bien car un bon matin, j’ai reçu une lettre contenant les missions suivantes:

L’ordonnance du Tribunal de Commerce a fixé comme missions à l’expert :

de se rendre au siège social de la société zOrg pour examiner le système informatique fourni et mis en place par la SSII HAL9000 au mois de mai 1968,

de décrire les désordres l’affectant,

d’en déterminer les origines et les causes,

de déterminer le préjudice subi en raison des désordres,

d’une manière générale, de consulter tous documents et entendre tous sachants.

Les choses sérieuses commencent…

Parmi les actions préalables, je commence par vérifier que je n’ai aucun lien particulier avec l’une des personnes des différentes sociétés. C’est parfois délicat dans ces belles petites villes où « tout le monde se connaît ».

Quand c’est le cas, je me déporte en expliquant au magistrat les raisons de mon refus. Si le magistrat insiste (vous êtes le meilleur des experts, le seul expert disponible, celui dont les rapports sont les plus clairs, le moins cher, etc), je persiste dans mon refus: nul n’est irremplaçable. J’ai déjà rapporté ici le peu de soutien qu’un expert judiciaire peut attendre parfois de la justice…

Le bénévolat étant à proscrire devant les risques pris par un expert judiciaire face aux enjeux dans lesquels il va donner un avis, je prends attache avec le greffe du Tribunal de Commerce pour s’assurer au moins que la provision sur honoraire correspond au futur montant de la note de frais, et qu’elle a été versée au Greffe. En effet, il me semble hasardeux de commencer les dépenses sans la certitude qu’elles me seront remboursées un jour (parfois plusieurs mois après la fin de l’expertise). Pour information, dès que les montants des dépenses atteignent une valeur conséquente, il est possible de demander au greffe une avance. Il peut être bon de stopper ses opérations d’expertise, de présenter au magistrat son état d’avancement, de demander une provision complémentaire et d’attendre son feu vert.

Je raccroche mon téléphone et sort mon agenda: quelles sont mes disponibilités pour une première réunion d’expertise? Prévoir plusieurs créneaux sur plusieurs mois.

Je reprends mon téléphone et contacte les avocats des deux sociétés. Etre souple et prévoir plusieurs tours d’appel pour convenir d’un ensemble de dates compatibles avec tous les plannings. Je n’impose jamais de date car je suis là pour donner un avis technique (certes important) à un magistrat dans un litige, pas pour torpiller les activités des uns et des autres. Truc: ne pas oublier de demander aux avocats si une autre partie risque d’être appelée à la cause.

A ce stade, je dispose de quelques dates, parfois distantes de plusieurs mois, compatibles avec mon agenda et celui des avocats des parties.

Je contacte l’entreprise zOrg afin de m’assurer qu’il est possible d’y trouver une salle de réunion pouvant accueillir tous les participants et si l’une des dates envisagées est compatible avec leur activité. Il est toujours malvenu d’imposer une réunion d’expertise en plein inventaire ou pendant la semaine d’hyperactivité. L’accueil me passe le secrétariat de la Direction qui me passe l’assistant du Directeur. Truc: à chaque fois, se présenter comme expert judiciaire mais rester suffisamment discret sur l’affaire afin de ne pas interférer sur la communication interne propre à l’entreprise.

Dès que j’ai accès à l’agenda du Directeur, je peux vérifier sa disponibilité. Truc: en cas de problème (agenda pris sur toutes les dates pressenties, j’insiste sur l’importance de la réunion pour l’entreprise, etc). Si pas possible, retour vers les avocats pour un nouveau tour d’horizon des agendas…

Je fais de même avec la société HAL9000.

Après deux heures de palabres avec tout un panel de secrétariat, je tiens enfin une date possible. Problème: celle-ci est très proche de la date limite de dépôt du rapport ordonnée par le Tribunal. Coup de fil au greffe qui est parti manger (quelle drôle d’idée, il est 13h…). Tant pis, je faxe la convocation à toutes les parties et prépare les envois en recommandé avec avis de réception.

Comme j’ai un emploi principal et une famille mais pas de secrétaire, les envois en recommandé partent quelques jours plus tard…

Je fais un courrier au greffe avec une convocation en pièce jointe pour expliquer la difficulté d’organisation de la première réunion et demande un délai car, après mes discussions avec les avocats sur la nature du litige, j’estime qu’il faudra certainement au moins trois réunions pour faire le tour du dossier: une réunion préliminaire, une réunion d’investigation, une réunion de chiffrage. Suivront un pré-rapport, la réponse aux dires puis le rapport final.

Je pose un jour de congés pour pouvoir assister à la réunion.

J’ouvre un dossier sur cette affaire. J’y place tous les documents en ma possession: ordonnance de mission, copie des convocations, récépissés d’envoi (fax et RAR) et notes prises lors des conversations téléphoniques. Truc: penser à demander aux secrétariats les orthographes exactes des noms et prénoms des futurs participants, les lignes directes et si possible les portables.

Commencer à noter les heures passées sur un carnet ad hoc. Pour ma part, je fais deux colonnes: temps de secrétariat, temps d’expert. A ce stade, je note 3/0…

Truc: pensez à ajouter en fin de convocation « cette réunion, régulièrement convoquée, se tiendra même en l’absence d’une des parties » afin de respecter le principe du contradictoire et d’éviter les manœuvres dilatoires.

Il n’y a plus qu’à attendre le jour de la réunion.

Et espérer qu’elle ne se déroule pas comme celle-ci…

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[1] Serment prêté en Cour d’Appel par l’expert judiciaire.